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White Bird recrute un / une

Assistant(e) de copropriété

L’assistant(e) de copropriété soutient le ou les gestionnaires de copropriété dans leur mission de gestion opérationnelle, administrative et comptable des immeubles. Il ou elle est un facilitateur et l’un des point de contact privilégié des copropriétaires.

Il (elle) a une fine connaissance des immeubles de son portefeuille et de tous les interlocuteurs desdits immeubles comme les membres du conseil syndical, les principaux prestataires, le ou la gardienne le cas échéant, etc…

 

A ce titre, et en étroite collaboration avec le ou les gestionnaires de copropriété, il assure une partie de la gestion du portefeuille qui lui est confié.

Vos missions si vous les acceptez :

Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires :
  • Préparation des assemblées Générales (collecte des devis, prépration des mandats de syndic à faire signer en séance, diffusion des convocations etc…)
  • Clôture de l’Assemblée Générale (diffusion du PV d’AG, élaboration avec le gestionnaire des plans d’action etc…)
Gestion courante et technique de la copropriété :
  • Déploiement des travaux non complexes votés en AG ou nécessaires à la préservation de l’immeuble (Demande et analyse des devis, ordre de service, vérification des interventions, communication avec la copropriété, validation des factures pour mise en paiement etc…)
  • Suivi et gestion des interventions des experts et/ou des entreprises dans le cadre de la résolution des sinistres en collaboration avec le gestionnaire, le courtier, l’assurance et les entreprises.
  • Gestion des travaux à faire réaliser en urgence
Facturation :
  • Vérification, validation et mise en paiement :
    - Des factures récurrentes (contrat de maintenance, énergie, etc…)
    - Des factures concernant des prestations pilotées directement par l’assitant(e).
  • Retenue des factures le cas échéant (travaux non réceptionnés, etc…)
  • Transmission des autres factures au gestionnaire pour vérification et validation
  • Vérification de la bonne application de certains contrats
Gestion de la relation client :
  • Réponse aux mails des copropriétaires dans un délai de 72h et accusé de réception en 24h maximum
  • Réponse aux appels des copropriétaires dans un délai de 24H
  • Gère pour le ou la gestionnaire, la planification et organisation de ses visites prévues dans le cadre du mandat de syndic
Reprise d’une nouvelle copropriété / changement de portefeuille :
  • Saisie de la copropriété dans l’outil de gestion avec archives et digitalisation du dossier papier de l’ex Syndic
Extranet et outil de gestion :
  • Alimentation régulière de l’extranet sur la base de la politique de l’entreprise et a minima la liste du décret d’application de la loi ELAN
  • Utilisation systématique du logiciel de gestion de la société et tenue à jour de l’ensemble des documents sur le réseau interne le cas échéant (prime d’assurance, contrats récurrents, contentieux, etc…)
Gestion courante de la copropriété:
  • L’assistant(e) aura à charge de remonter au gestionnaire tout élément important concernant la vie des immeubles tant les points de vigilance que les axes d’amélioration et succès identifiés.

Vous serez heureux dans ce poste si :

Vous aimez :

  • La diversité des missions et que chaque jour ne se ressemble pas !
  • Être à l’écoute et au service des clients
  • Animer, fédérer et convaincre

Vous êtes :

  • Persévérant
  • Rigoureux
  • Réactif
  • Organisé

Votre parcours :

Vous avez des compétences commerciales (voir juridiques)

Vous avez une première expérience en gestion de copropriété qui vous permettra d’être rapidement opérationnel.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres et les lettres.

Vous êtes disponible rapidement, nous avons hâte que vous rejoigniez notre équipe !

Conditions et avantages du poste :

Type de contrat : CDI

Rémunération selon profil

Mutuelle : Alan

Ticket restaurant : Swile

Lieu : Saint-Cloud

Process de recrutement :

Sélection des candidatures

Étude de cas par mail

Entretien téléphonique

Entretien avec un gestionnaire senior

Entretien avec un des deux associés de White Bird